In einer Welt, die von ständigem Wandel geprägt ist, sind klare Ziele und eine effektive Strategie unerlässlich für den Erfolg eines Unternehmens. Doch allzu oft bleiben diese Ziele abstrakte Konzepte, die auf Managementebene entwickelt und kommuniziert werden, ohne dass sie tatsächlich im Arbeitsalltag der Mitarbeiter verankert sind. Hier setzt die Methode der Objectives and Key Results (OKRs) an. OKRs bieten eine strukturierte und transparente Möglichkeit, Ziele zu setzen, Fortschritt zu messen und die Ausrichtung im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
Die Nutzung von Objectives & Key Results (OKRs) bietet unverkennbare Vorteile:
- Fokus auf die wichtigsten Themen (Wir beschäftigen uns mit den „richtigen“ Inhalten)
- Transparenz für alle Beteiligten
- Kurze Zyklen, in denen Ziele und angestrebte Ergebnisse überprüft werden („Organisationales Lernen“)
- Klarheit & Ausrichtung der Organisation durch die horizontale und vertikale Abstimmung aller Ziele
- Die Verantwortung für angestrebte, wirkungsvolle Ziele kann Teams und Personen leicht zugeordnet werden
- Fokus auf Outcome innerhalb der OKR-Sets hilft der Organisation, sich kontinuierlich herauszufordern
Die Methode OKR kann auch auf anderen Ebenen angewandt werden. Neben dem klassischen Einsatz auf Organisationsebene ist es auch sehr gut möglich, in einzelnen Teams mit OKRs zu arbeiten, die Methode für die Ausrichtung und Arbeit mit Zielen innerhalb von Projekten oder Programmen (zum Beispiel im Projektportfolio-Management) zu nutzen oder auch als Individuum im Rahmen von „Self-Leadership“ mit OKRs zu arbeiten.
Anwendungsebene: Organisation – Zielsystem im Managementprozess verankern
In vielen Organisationen ist es üblich, dass alle paar Jahre ein Strategieprozess stattfindet. Dabei werden auf Managementebene neue Visionen und Ziele entwickelt, die nach vielen Abstimmungszyklen an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden. Doch wie wirken sich diese strategischen Ziele auf die tägliche Arbeit der Mitarbeiter aus? Wie können Mitarbeitende nun erkennen, welchen Beitrag sie zur Verwirklichung dieser strategischen Ziele leisten können? Hier kommt oft ein Instrument wie OKRs ins Spiel.
Der klassische Anwendungsfall: Ganzheitliches Zielsystem mit OKR
Die Verankerung eines Zielsystems im Managementprozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Visionen und Strategien eines Unternehmens nicht nur auf dem Papier existieren, sondern tatsächlich in die tägliche Arbeit aller Mitarbeiter einfließen. Ohne ein solches Zielsystem besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter nicht verstehen, wie ihre Arbeit zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt, und dass es an Transparenz und Ausrichtung mangelt.
Herausforderungen bei der Umsetzung von Organisationszielen ohne OKRs
Ohne ein strukturiertes Instrument wie OKRs ist es oft schwierig, die Ziele eines Unternehmens in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mitarbeiter können die Auswirkungen von Unternehmenszielen auf ihre Arbeit nicht erkennen, und es mangelt an einer klaren Verbindung zwischen den langfristigen Visionen des Managements und den kurzfristigen Zielen der Mitarbeiter.
Rolle von OKRs bei der Kommunikation und Umsetzung von Unternehmenszielen
OKRs bieten eine klare Struktur, um Unternehmensziele in konkrete Ziele und deren Messgrößen herunterzubrechen. Indem klare Objectives (Ziele) definiert werden und Key Results (Messgrößen) festgelegt werden, können Mitarbeiter*Innen besser verstehen, wie ihre Arbeit zur Verwirklichung der Unternehmensziele beiträgt. Zudem fördern OKRs die Kommunikation und das Alignment zwischen Management-Team und Mitarbeitern, da alle Beteiligten frühzeitig in den Prozess eingebunden sind.
Einbindung von Management-Team und Mitarbeitern in den OKR-Prozess
Die erfolgreiche Umsetzung von OKRs erfordert die aktive Beteiligung des gesamten Teams, angefangen beim Management bis hin zu den Mitarbeitern auf allen Ebenen. Durch regelmäßige Reviews und Feedback-Schleifen kann der OKR-Prozess kontinuierlich angepasst und verbessert werden, um sicherzustellen, dass stets die wichtigsten Themen zur Erreichung der Unternehmensziele abgeleitet werden.
Anwendungsebene: Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement
Projektmanagement umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, um sicherzustellen, dass sie innerhalb von Zeit, Budget und Qualität abgeschlossen werden. Programmmanagement koordiniert mehrere zusammenhängende Projekte, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Synergien zu nutzen.
Im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement sind Ziele ein entscheidendes Instrument. Sie helfen dabei, die Ressourcen effektiv zu nutzen, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass die verschiedenen Projekte eines Unternehmens zur Gesamtvision beitragen. Allerdings können die Komplexität und Vielfalt der Projekte innerhalb einer Organisation schnell zu Problemen wie Zielkonflikten und mangelnder Übersichtlichkeit führen. Hier kommen OKRs als hilfreiches Werkzeug ins Spiel.
Probleme bei der Übersichtlichkeit und Zielkonflikte
Je größer und komplexer eine Organisation wird, desto schwieriger wird es, den Überblick über alle laufenden Projekte und Programme zu behalten. Dies kann zu Zielkonflikten führen, wenn die Ziele einzelner Projekte oder Programme nicht mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen oder sich sogar widersprechen.
Verknüpfung von OKRs mit Projekten und Meilensteinen
OKRs bieten eine Möglichkeit, die Ziele einzelner Projekte oder Programme mit den übergeordneten Unternehmenszielen zu verknüpfen. Ein wesentlicher Vorteil von OKRs liegt darin, dass sie den Fokus auf Outcome und Impact bei der Zielformulierung legen. Durch die Definition klarer Messgrößen (Key Results) wird nicht nur festgelegt, was erreicht werden soll, sondern auch, wie der Erfolg gemessen wird. Dadurch wird der Wert jedes Projektes messbar, sichtbar und transparent in der Organisation kommunizierbar. Dies trägt nicht nur zur besseren Ausrichtung der Projekte auf die Unternehmensziele bei, sondern fördert auch das Verständnis und die Wertschätzung der Arbeit jedes Teams innerhalb der Organisation. Damit ermöglicht die Nutzung von OKR, die Auswirkungen von Projekten auf die Unternehmensziele besser zu verstehen und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten zur Gesamtvision beitragen.
Verbesserung der Projektaufträge und Meilensteinformulierungen durch OKRs
Die Verwendung von OKRs kann auch dazu beitragen, die Formulierung von Projektaufträgen und Meilensteinen zu verbessern. Indem klare Objectives und Key Results definiert werden, wird deutlicher, warum ein bestimmtes Projekt durchgeführt wird und wie sein Erfolg gemessen werden soll. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation und das Verständnis der Projektziele, sondern trägt auch dazu bei, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten zur Gesamtstrategie des Unternehmens beitragen.
Synchronisierung von Projekten und Portfolios durch den OKR-Zyklus
Ein funktionierender OKR-Zyklus, der typischerweise in Quartalen durchgeführt wird, trägt auch zur regelmäßigen Synchronisierung von Projekten und Portfolios bei. Bei der Nutzung von OKRs lenkt ihr den Fokus auf die wirklich wesentlichen und wertstiftenden Themen. In regelmäßigen Ausrichtungs- und Abstimmungsevents könnt ihr Eure Ergebnisse mit angrenzenden Projekten oder Programmen abstimmen, Konflikte diskutieren, und Euren gemeinsamen Mehrwert für die gesamte Organisation sichtbar machen. So nutzt ihr Eure Ressourcen zielgerichtet und stellt sicher, dass eure Aktivitäten innerhalb des Projekts/ Programmes auch zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Anwendungsebene Team: OKRs für Priorisierung im Team und als Basis für Dialog
Im Teamkontext spielen OKRs zum Beispiel eine entscheidende Rolle bei der Priorisierung von Aufgaben und der Schaffung einer klaren Ausrichtung im Team auf gemeinsame Teamziele. Gehen wir davon aus, die Organisation nutzt keine OKRs. Durch die Festlegung von gemeinsamen Objectives und Key Results im Team stellen wir damit sicher, dass das gesamte Team an einem Strang zieht – in einem Boot sitzt. Die OKRs dienen als Grundlage für den Dialog und die Zusammenarbeit im Team, da sie eine klare Struktur bieten, um Fortschritt zu messen und Herausforderungen zu identifizieren.
Priorisierung im Team durch OKRs
OKRs bieten Teams eine klare Struktur, um ihre Ziele und Prioritäten im Team gemeinsam festzulegen. Indem gemeinsame Objectives definiert werden, können Teams sicherstellen, dass ihre Tätigkeiten auf die wichtigsten Ziele ausgerichtet sind. Die Festlegung von messbaren Key Results hilft dabei, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Teamaktivitäten zur Erreichung der definierten Ziele beitragen.
Basis für Dialog und Zusammenarbeit im Team
OKRs dienen auch als Grundlage für den Dialog und die Zusammenarbeit im Team. Indem regelmäßige Check-Ins und Reviews durchgeführt werden, können Teams ihren Fortschritt überwachen, Herausforderungen identifizieren und gemeinsam Lösungen entwickeln. OKRs fördern eine offene Kommunikationskultur, in der Teammitglieder Feedback geben können und gemeinsam an der Erreichung der Teamziele arbeiten.
Anwendungsebene Individuum: Mit OKRs einen Schritt in Richtung Self-Leadership
OKRs bieten nicht nur für Teams und Organisationen, sondern auch auf individueller Ebene eine wertvolle Struktur zur Verfolgung von Zielen und persönlichen Entwicklung. Indem wir als Individuen unsere eigenen Objectives und Key Results definieren, können wir unsere persönlichen Ziele klarer formulieren, ihren Fortschritt verfolgen und lösen uns von reiner Ergebnisorientierung hin zu sinnstiftenden Zielen (Mehrwertorientierung).
Verhaltensfokussierte Strategien helfen uns uns selbst zu führen, unser Verhalten gezielt zu steuern und Veränderungen herbeizuführen. Ein Element der verhaltensfokussierten Strategien ist die sogenannte „Selbstzielsetzung“. Dabei geben wir uns selbst den Anstoß zur persönlichen Veränderung.
Klare Zielformulierung und Fortschrittsverfolgung
Durch die Definition von persönlichen Objectives und Key Results können wir uns Ziele am „Outcome“ (Mehrwert) orientiert formulieren und unseren Fortschritt auf dem Weg zu deren Erreichung verfolgen. OKRs bieten eine strukturierte Methode, um uns Ziele zu setzen.
Förderung von Selbsterinnerung und Selbstreflexion
Nach dem Definieren von persönlichen OKRs hilft die Umsetzung eines einfachen OKR-Zyklus uns Individuen, aktiv auf die Erreichung unserer Ziele hinzuarbeiten. Durch das regelmäßige Ableiten von konkreten Aufgaben, die der Erreichung unserer Ziele beitragen, richten wir unsere Tätigkeiten kontinuierlich an unseren eigenen Prioritäten aus. Wenn wir uns gute Ziele formuliert haben, können wir unser gesamtes Potenzial ausschöpfen. Die regelmäßige Überprüfung des eigenen Fortschritts und die Anpassung der Ziele hilft uns bei der Selbstreflexion, Weiterentwicklung und lässt uns lernen. Individuelle OKRs geben uns als Individuen die Möglichkeit, stärkenorientiert und gezielt an unserer Weiterentwicklung zu arbeiten.
