Regeln für gute OKR-Sets und OKR Beispiele

Das Zusammenspiel von Objective und Key Results

Im Laufe eines Quartals ergeben sich eine Vielzahl an Entscheidungen, die zu treffen sind. Mit der Transparenz über strategische Handlungsfelder und zugeordneten OKRs fällt die Priorisierung leichter und der Fokus ist sichergestellt.

Ein Objective steht nicht für sich allein. Es ist als Teil eines kompletten OKR-Sets zu betrachten. Das optimale OKR-Set lässt sich am besten mit einer gut ausbalancierten Waage vergleichen. Auf der einen Seite befindet sich das Objective, sprich das Ziel. Auf der anderen Seite liegt die Summe aller Key Results. Im Idealfall ergibt sich eine ausgewogene Balance.

Maßgebliche Kriterien für gute Objectives

Das Objective beschreibt den Mehrwert, beziehungsweise die beabsichtigte Wirkung auf die jeweils definierte Zielgruppe. Innerhalb der Zielgruppe wird definiert, für wen der Mehrwert generiert werden soll. Das Objective ist idealerweise prägnant und gut verständlich ausformuliert. Die Formulierung ist qualitativ, ohne konkrete Werte und nicht direkt messbar.

Die Grundkriterien für gute Objectives im Rahmen der OKR-Sets sind:

• • Konkretion: Ein gutes Objective ist anschaulich-konkret und präzise formuliert. Es sollte für jeden Stakeholder ohne zusätzliche Erklärungen oder Spielräume für missverständliche Interpretationen verstehbar sein.
  • Potenzielle Messbarkeit: Objectives sollten durch die Ergänzung um ihre Key Results quantifizierbar sein. Damit kann der strategische Fortschritt verfolgt und  bewertet werden.
  • Motivation und Erreichbarkeit: Objectives sollen herausfordernd sein, doch realistisch und erreichbar. Es ist zu entscheiden, ob bereits 70% der Erfüllung ausreichend sind (Stretched Goals) und die Objectives damit sehr ambitioniert formuliert werden. Alternativ werden 100% Erfüllungsgrad angestrebt und das Objective wird erreichbar formuliert.
  • Relevanz: Objectives sind auf übergreifende Unternehmensziele, Vision, Strategie, Jahresziele und/oder „Mid-Term-Goals“ (MOALs) und damit die Prioritäten des Unternehmens abgestimmt. Die anvisierten Zielgruppen sind vorab klar zu definieren.
  • Zeitrahmen: Objectives sollten als intendierter Mehrwert innerhalb eines abgesteckten Zeitraums realisierbar sein (in der Regel innerhalb eines Quartals).

Die Key Results machen jedes Objective direkt messbar. Die Key Results sind sodann die motivierenden „Erfolgstreiber“ für das konkrete Objective.

Key Results als Multiplikatoren zur Erreichung von Geschäftszielen

Key Results bemessen das Fortschreiten eines Zieles hin zum Erfolg und zur finalen Erreichung. Der Abgleich zwischen Objective und Key Results funktioniert wie ein Kompass, auf welchem die Key Results anzeigen, wie nah das Ziel („Objective“) dem Erfolg kommt.

Wichtige Kriterien für gute Key Results

Mit der Bestimmung der Key Results wird eine Art „Wette“ formuliert. Wenn alle Key Results erfüllt worden sind, ist gleichfalls das zuvor geplante Objective erreicht.

Es wird gewettet, dass die „richtigen“ Erfolgstreiber (Key Results) identifiziert wurden. Die Key Results sind messbar/prüfbar formuliert (quantifiziert in Prozent, Anzahl, ja/nein).

Beim Definieren der Grundsätze für optimal verwertbare Key Results gibt es Schnittmengen zu den Maßstäben für gute Objectives. Die Kriterien für praktikable Key Results in jedem OKR-Set sind:

• • Messbarkeit: Key Results sollten immerfort messbar sein, um den Fortschritt zu bewerten.
  • Relevanz: Key Results treiben das jeweilige Objective zum Erfolg. Damit beziehen sie sich direkt auf das Ziel. Die Hypothese lautet: Ist die Summe aller Key Results erfüllt, so ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass auch das Objective erreicht wurde.
  • Herausforderung und Realisierbarkeit: Key Results sollten als motivierende Challenge formuliert sein, aber realitätsbezogen und praktikabel bleiben.
  • Lead-Metriken: Wegweisende Key Results sollten prinzipiell als Lead-Metriken entworfen werden. Eine Lead Metrik hilft uns, die Zukunft vorherzusagen.

Die Key Results erweisen sich nach diesen Grundprinzipien als Treiber, welche das festgelegte Objective zum Erfolg bringen. Das Objective und die Key Results sind demzufolge inhaltlich miteinander verzahnt. Sie gehören definitiv zusammen – so wie die linke und rechte Seite einer Waage im Gleichgewicht.

Die folgende Prämisse ist als zuverlässiger Qualitäts-Check für ein optimales OKR-Set anzusehen:

Wenn sämtliche Key Results hundertprozentig realisiert sind, stellt sich (höchstwahrscheinlich – „Hypothese/Wette“) der gewünschte Mehrwert, d.h. die effektive Wirksamkeit des Objectives ein.

Typische Muster und Fehlerquellen bei Konzepten für OKR-Sets

Welche sind gängige Muster und Fehler bei Entwürfen für OKR-Sets? Gravierende Fehlerquellen stellen sich naheliegend durch eine Nichtbeachtung der Basisregeln für gute OKR-Sets ein.

• • Unklar definierte Ziele: Objectives sollten deutlich und korrekt formuliert sein, um ein etwaiges Missverstehen auszuschließen.
  • Unzureichende Quantifizierbarkeit: Objectives und Key Results sollen – aufeinander bezogen – grundsätzlich messbar sein, um den Fortschritt effektiv nachvollziehen und bewerten zu können.
  • Fehlende Relevanz: Objectives und Key Results sollten sich prinzipiell auf die wichtigsten Unternehmensziele konzentrieren.
  • Mangelnde Realitätsnähe und Erreichbarkeit: Objectives und Key Results sollten herausfordernd sein, wenngleich angemessen und realisierbar.
  • Ungenügende Transparenz: OKR-Sets sollen auf jeder Hierarchieebene für die Mitarbeiter:Innen transparent sein, um ein adäquates Verständnis und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
  • Mangelhafte Kontinuität & Kommunikation: An OKR-Sets sollte gearbeitet werden. Dazu gehört eine fortlaufende Fortschrittsmessung, die Ableitung von Aufgaben, die Abstimmung und das Auflösen von Abhängigkeiten.

Risiko: Mehrwert wird nicht im Objective herausgearbeitet

In der gängigen Praxis werden oft wünschenswerte Ergebnisse oder sogar Meilensteine als Key Results formuliert. Das Objective wird dabei lediglich „der Form wegen“ als Leitsatz ergänzt. Es ist öfter nicht hinreichend ausdiskutiert, warum bestimmte Resultate (Ergebnisse oder Meilensteine) realisiert werden sollten.

Für welche Zielgruppe sollen die Ergebnisse oder Meilensteine „überhaupt“ erreicht werden?

Zudem wird nicht genügend hinterfragt, ob sämtliche Key Results sich als nötig erweisen und das Objective als solches zum Erfolg zu bringen. Das Zusammenspiel zwischen Objective und Key Result wird ignoriert, OKRs werden nicht als „Set“, als ausbalancierte Waage betrachtet.

Daher empfiehlt sich die Kontrollfrage nach jedem Planning: „Sind wir auf der Basis unserer Key Results in der Lage, das Objective real zum Erfolg voranzutreiben – sind wir die „richtigen“ Wetten eingegangen?“

In weiteren Blog-Artikeln werden repräsentative Game-Changer zur Formulierung von optimalen OKR-Sets vorgestellt. Hauptsächlich wird dort die sogenannte Wirkungstreppe detailliert behandelt.

Praxisbeispiele für gute OKR-Sets

Zuletzt werden einige illustrative Beispiele für OKR-Sets dargelegt.

OKR-Set: Beispiel 1

Objective: Unser Online-Shop bietet eine umfangreiche Palette an unter ethisch und ökologischen Aspekten produzierter Kleidung, um den Bedürfnissen unserer Kundinnen und Kunden nach nachhaltigen Produkten gerecht zu werden.

Key Result 1: 5 klassische Produkte sind durch nachhaltige Alternativen substituiert

Key Result 2: Der durchschnittliche Bestellwert für nachhaltige Produkte steigt um 15 %

Key Result 3: Abschluss von 2 neuen Kooperationen mit Anbietern nachhaltiger Produkte

OKR-Set: Beispiel 2

Objective: Unsere Kundenservice-Mitarbeiter:Innen erleben eine übersichtliche, intuitive und visuell ansprechende Aufbereitung relevanter Kundendaten während telefonischer Beratungen, um eine personalisierte Kundenbetreuung zu gewährleisten.

Key Result 1: Erhöhung der positiven Kundenbewertungen nach Beratungsgespräch um 20 %

Key Result 2: Unsere Mitarbeitenden beraten mindestens 15% mehr Kund:Innen telefonisch (Erhöhung der Produktivität).

Key Result 3: Daten von 70% des Kundenstammes sind im Frontend Modul für Kundenservice-Mitarbeiter:Innen einsehbar

OKR-Set: Beispiel 3

Objective: Um flexibel von zu Hause lernen zu können stellen wir allen Mitarbeitenden ein Portfolio von Online Kursen zur Verfügung und ermöglichen Weiterbildung innerhalb der regulären Arbeitszeit.

Key Result 1: 70 Tester:Innen aus dem Kollegium haben einen ersten Kurs absolviert und bewertet

Key Result 2: 90 % aller Mitarbeiter:Innen kennen das Weiterbildungsangebot

Key Result 3: 150 Kurse sind auf der Online Lernplattform initial gelauncht.

OKRs dienen der Operationalisierung der Unternehmensstrategie

Innerhalb eines jeden OKR-Sets wird wechselseitig zwischen Objective und Key Results der Erfüllungsgrad bewertet. Mittels OKR wird Mitarbeiter:Innen der persönliche Beitrag zum Unternehmenserfolg visualisiert.

Bei Beachtung der hier vorgestellten Basisregeln und Grundkriterien ist die Gestaltung von guten OKR-Sets möglich. Dabei ist es wichtig, Fehlerquellen wie Unklarheiten, mangelnde Quantifizierbarkeit, fehlende Relevanz, mangelnde Realitätsnähe und mangelnde Kontinuität zu vermeiden. Ein optimales OKR-Set stellt sicher, dass das Objective und die Key Results inhaltlich miteinander verzahnt sind und ein ausgewogenes Gleichgewicht darstellen.